Bieg odwołany, organizator nie zwraca wpisowego. Zapytaliśmy: dlaczego?

Żyjemy w czasie odwoływanych lub przekładanych na późniejsze (zupełnie hipotetyczne) terminy imprez biegowych. Do lata trudno liczyć na to, że odbędą się jakiekolwiek zorganizowane zawody. Biegacze w zdecydowanej większości podchodzą do sprawy ze zrozumieniem, są wszak w życiu rzeczy znacznie ważniejsze niż nasza pasja.

Żeby jednak nie było tak różowo, wielu organizatorom odwołanych lub przełożonych imprez dostaje się mocno od niektórych niezadowolonych biegaczy. Dotyczy to zwłaszcza tych, którzy poinformowali zapisanych i opłaconych uczestników, że nie zwracają wpisowego. Umożliwiają jedynie przeniesienie opłaty na imprezę w terminie późniejszym lub inny organizowany przez siebie bieg, możliwość bezpłatnego odstąpienia i przepisania pakietu na inną osobę, ewentualnie zwrot kosztu zamówionych świadczeń dodatkowych, realizowanych dopiero w trakcie imprezy. Nie brakuje daleko idących, ostrych określeń typu „złodzieje”, „kradzież”, „wykorzystują sytuację, żeby się nachapać” itp. 

Czy rzeczywiście organizator zarabia (i to, jak sugerują niektórzy, krocie) na imprezie, którą musi odwołać albo przełożyć (a wtedy de facto zorganizować ją od nowa) na inny, czasem dość odległy termin? Zapytaliśmy kilku organizatorów, dlaczego postanowili nie zwracać biegaczom opłaconego wpisowego?

– W większości przypadków żadna część opłaty startowej nie jest zyskiem organizatora, bo opłaty pokrywają zaledwie ułamek kosztów organizacji biegu – powiedział nam dyrektor jednego z większych biegów ulicznych w Polsce, który, niestety, nie zgodził się na rozmowę pod nazwiskiem i marką imprezy.

– Organizatorem naszego biegu jest fundacja działająca non-profit – mówi Artur Kujawiński, organizator zaplanowanej na prawie 5 tysięcy biegaczy Recordowej Dziesiątki w Poznaniu. – Wpłaty uczestników zostały już wydatkowane na przygotowanie imprezy. Wszystkie elementy świadczeń dla uczestników niedoszłego biegu, w dniu odwołania biegu – a stało się tak decyzją władz administracyjnych, nie naszą, bo my chcieliśmy imprezę przeprowadzić – były już zamówione i opłacone, ponieśliśmy bardzo wysokie koszty.

– Mnóstwo rzeczy trzeba zamawiać z dużym wyprzedzeniem, nikt ich przecież nie kupi w przeddzień biegu – wyjaśnia Kujawiński. – Mam na myśli m. in. imienne numery z czipami, medale, koszulki dla wolontariuszy, elementy pakietów premium. To samo z barierkami. Bardzo kosztowne są także wyłączenie ulic i projekt nowej organizacji ruchu. Za wszystko zapłaciliśmy i nie odzyskamy za to pieniędzy. Część z nich wykorzystamy, oczywiście, w lipcu, w nowym terminie imprezy, ale sporo zostanie.

– Co więcej, wszystkie wymienione elementy, zamówione i wyprodukowane, już do nas przyjechały. Po blisko 5 tysięcy sztuk każdego!  – kontynuuje organizator poznańskiego biegu. – Musimy to przechować i to nie przez kilka dni, jak planowaliśmy, ale przez kilka miesięcy, do nowego terminu imprezy! Nie mamy swoich magazynów, za wynajęcie powierzchni tez więc trzeba będzie zapłacić. To kolejne koszty.

– Dodam, że nawet jeśli niektóre zamówione wcześniej usługi nie zostały jeszcze zrealizowane, ich wykonawcy wycenili nam przygotowanie. To też, niestety, kosztuje. Cały czas rozmawiamy z kontrahentami, negocjujemy gdzie można jakoś zmniejszyć wydatki, ale do finału jest jeszcze daleko.

Słowa Artura Kujawińskiego potwierdza Tomasz Hucał, organizator Crossu Żagańskiego, którego bywalcy Festiwalu Biegowego w Krynicy doskonale znają z mety na krynickim deptaku. – Zacznę od kwestii oczywistej: 10-12 dni przed biegiem, gdy zapadła decyzja o przełożeniu imprezy, wszystkie świadczenia dla biegaczy były już przygotowane. Medal, pakiet startowy, numery startowe w druku, puchary zamówione i opłacone, zamówione także zaplecze sanitarne, czyli toalety i umywalnie w zwiększonej liczbie.

Poprosiliśmy Tomasza Hucała o konkretne wyliczenie kosztów. – Pakiet na bieg główny Crossu kosztował w pierwszym terminie 60 pln, a w drugim 70 pln. Nasze, już poniesione, koszty to:

medal - 15 zł,

pakiet (torba ekologiczna, skarpety biegowe, izotonik) - 25 zł,

ubezpieczenie zawodnika - 5 zł.

– W sumie daje to 45 zł. Do tego dochodzą zamówione i opłacone puchary, toalety przenośne, woda na metę i punkty, banany, jabłka, czekolada, kubki, talerzyki i taśmy do zabezpieczenia trasy – wylicza organizator biegu w Żaganiu.

– Te wszystkie towary mamy już w magazynie. Dobrze, że nie musieliśmy zapłacić za pomiar czasu i ciepły catering, choć z kolei dla tych firm to ogromna strata finansowa. Gdybyśmy mieli teraz komuś oddawać pieniądze, musielibyśmy je wyciągnąć z własnej kieszeni – tłumaczy Tomasz Hucał.

– Jesteśmy biegiem organizowanym społecznie i z każdej złotówki pozyskanej z miasta, czy od sponsora musimy się rozliczyć. Jako bieg nie zarabiamy, jedynie staramy się zbilansować koszty z przychodami. Dlatego jedyne co mogliśmy zaproponować to zwrot "w towarze", czyli przekazanie pełnego pakietu. A dodatkowo chcemy pozyskać kolejnych sponsorów, by jesienią, w nowym terminie biegu, pakiet rozszerzyć, bez konieczności podnoszenia ceny. Oczywiście, w pierwszej kolejności rekomendujemy przeniesienie wpłaty na 11 listopada i start u nas tego dnia. Do końca października można też przekazać pakiet bezpłatnie innej osobie, chętnej do startu – wyjaśnia organizator Crossu Żagańskiego.

Czy organizatorzy nie obawiają się strat wizerunkowych i odwrócenia się od nich przynajmniej części niezadowolonych niedoszłych uczestników? – Myślę, że nie, ponieważ dostaliśmy potężną liczbę mejli, smsów i innych wiadomości ze słowami wsparcia. Większość biegaczy nas rozumie, trzyma kciuki i dziękuje, że do końca staraliśmy się przeprowadzić imprezę, a teraz chcemy ją zrealizować, gdy zakazy się skończą. Oni zdają sobie sprawę, ile włożyliśmy pracy i czasu, jakie ponieśliśmy koszty. Dla mnie też nie ma nic przyjemnego w tym, że kilka dni przed imprezą została ona odgórnie odwołana. Osoby niezadowolone to niewielki, jednocyfrowy procent – zapewnia Artur Kujawiński.

– Otrzymaliśmy tylko jedno zapytanie o zwrot pieniędzy. Reszta biegaczy podeszła do naszych propozycji bardzo pozytywnie wysyłając nam dziesiątki słów poparcia i zrozumienia – podobnie wypowiada się Tomasz Hucał.

Żaden z organizatorów, z którymi rozmawialiśmy, nie potrafił nam powiedzieć, czy i jakie dodatkowe koszty poniosą organizując swoją imprezę w nowym terminie. – Dopiero to zaczynamy liczyć, wiele zależy od podejścia naszych kontrahentów i podwykonawców. Na razie nie da się nic, nawet orientacyjnie, powiedzieć – mówią zgodnie. 

Piotr Falkowski