Regulamin targów EXPO 15. Festiwalu Biegowego

Regulamin Targów EXPO

15. Festiwalu Biegowego w Piwnicznej-Zdroju

6-8.09.2024 r.

I Postanowienia ogólne

1. Przepisy niniejszego regulaminu obowiązują każdy podmiot mający strefę/stoisko oraz wszystkich uczestników Targów 15. Festiwalu Biegowego, zwanych w dalszej części regulaminu „Targami”. 

2. Organizatorem Targów jest Fundacja Festiwal Biegów z siedzibą: w Niskowej 161, 33-395 Chełmiec; NIP 734-35-19-260 wpisana do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych, Zawodowych, Fundacji i Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla M.st Krakowa, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000455795.

3. Niniejszy Regulamin jest integralną częścią umowy, którą Wystawca/Partner zawarł z Organizatorem.

II Termin i miejsce odbywania się Targów

1. Targi odbywają się w ramach 15. Festiwalu Biegowego w dniach 6-8.09.2024 r. w Piwnicznej- Zdroju.

2. Wstępne godziny otwarcia targów dla zwiedzających:

• piątek (6.09.2024 r.) w godzinach 16:00 - 22:00
• sobota (7.09.2024 r.) w godzinach 7:00 - 22:00
• niedziela (8.09.2024 r.) w godzinach 7:00 - 16:00

III Zgłoszenie i warunki uczestnictwa w Targach

1. Zgłoszenie uczestnictwa w targach odbywa się w formie pisemnej poprzez przesłanie formularza lub podpisanej umowy. Zgłoszenie uczestnictwa w targach jest równoznaczne z akceptacją regulaminu, który jest dostępny na stronie internetowej: www.festiwalbiegow.pl. Formularz zamówień wraz z pozostałymi dokumentami niezbędnymi do rejestracji uczestnictwa będzie wysłany drogą mailową zainteresowanym.

2. Wypełniony formularz należy przesłać do organizatora mailowo na adres: expo@festiwalbiegow.pl. Zgłoszenia można również przesyłać pocztą na adres: Fundacja Festiwal Biegów, ul. Solec 85, 00-382 Warszawa.

3. Organizator podejmuje wszelkie działania zmierzające do zawarcia i realizacji Umowy. Przesłanie formularza nie jest równoznaczne z zawarciem Umowy. 

4. Warunkiem koniecznym do uczestnictwa w Targach jest uiszczenie w terminie opłat za udział w Targach. Płatności będą dokonywane w ciągu 7 dni na podstawie dokumentów pro forma wystawionego przez Fundację Festiwal Biegów. Po otrzymaniu zapłaty Fundacja wystawi fakturę VAT zaliczkową lub fakturę VAT. W przypadku nie wpłynięcia płatności w wyznaczonym terminie Organizator może odmówić Wystawcy uczestnictwa w Targach. 

5. Wystawca jest zobowiązany zgłosić swój udział w Targach nie później niż w terminie 14 dni przed datą rozpoczęcia Targów. Organizator może wyrazić zgodę na dokonanie zgłoszenia przez Wystawcę w terminie późniejszym w miarę dostępności miejsc.

6. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zgłoszenia od Wystawcy bez podania przyczyny. Odmowa nie wymaga podawania uzasadnienia.

IV Odwołanie uczestnictwa

1. Odwołanie zgłoszenia uczestnictwa albo odstąpienie od zawartej już umowy uczestnictwa w Targach wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. 

2. Odstąpienie od Umowy lub wycofanie zamówienia dotyczącego uczestnictwa w Targach możliwe jest w terminie do 14 dni kalendarzowych od daty zawarcia umowy, jednak nie później niż do dnia 23 sierpnia 2024 r. Odstąpienie od umowy w innym terminie nakłada na Wystawcę obowiązek zapłaty 100 proc. kwoty należnej z tytułu zamówionej powierzchni handlowej i usług. 

3. Rezygnacja z uczestnictwa w Targach następuje z chwilą dostarczenia w formie pisemnej (pocztą tradycyjną na adres podany w III. 2 lub też drogą elektroniczną na adres expo@festiwalbiegow.pl ) Organizatorowi oświadczenia o rezygnacji.

V Najem powierzchni wystawienniczej

1. Wystawca dokonuje zamówienia powierzchni wystawienniczej określając w formularzu zgłoszeniowym wybrany rodzaj i wielkość powierzchni.

2. Szczegółowy cennik za najem powierzchni wystawienniczej wyszczególniony jest w formularzu zgłoszeniowym przesyłanym wraz z planem hali targowej zainteresowanym podmiotom na ich życzenie. 

3. Opłata za najem stoiska w hali obejmuje następujący zakres usług:

• najem powierzchni wystawienniczej oraz – w wypadku wybrania tej opcji - zabudowę stoiska wraz z wyposażeniem wyszczególnionym w formularzu zgłoszeniowym
• sprzątanie terenu wspólnego Targów
• wykonanie systemu informacji wewnętrznej i zewnętrznej Targów 
• promocję Targów.
• Ochronę w godzinach zamknięcia Targów dla zwiedzających

4. Wyznaczenia lokalizacji stoiska lub powierzchni wystawienniczej dokonuje Organizator.

5. Przydział lokalizacji stoisk wystawienniczych będzie realizowany przez Organizatora w kolejności przesłanych zgłoszeń.

VI Budowa, demontaż i dekoracja stoiska

1. W przypadku najmu stoiska standardowego w hali wszelkie koszty związane z montażem i demontażem elementów stałych stoiska zapewnionych przez Organizatora ponosi Organizator. Elementy ruchome stoiska są przekazywane na podstawie protokołu przed rozpoczęciem Targów. W przypadku zaginięcia któregoś z elementów koszty ponosi Wystawca.

2. Wszelkie dodatkowe instalacje, przyklejanie dodatkowych materiałów na ścianki (uzgodnione uprzednio z Organizatorem) Wystawca wykonuje samodzielnie i na własny koszt. 

3. Montaż i demontaż stoisk może się odbywać tylko w wyznaczonych przez Organizatora godzinach, o których Wystawca zostanie poinformowany nie później niż na 14 dni przed rozpoczęciem imprezy. We wszystkie dni odbywania się Targów wystawcy mogą przebywać na terenie hali targowej na pół godziny przed otwarciem dla zwiedzających i godzinę po zamknięciu. 

4. Każdy wystawca otrzymuje od Organizatora identyfikator, który upoważnia go do przebywania na terenie targów poza godzinami ich otwarcia dla zwiedzających. Na każde stoisko wykupionej przestrzeni handlowej przypadają maksymalnie 3 identyfikatory. W przypadku zapotrzebowania na większą ilość identyfikatorów, konieczne jest zgłoszenie pisemnego wniosku do Organizatora najpóźniej na 14 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem targów. Organizator ma prawo odmówić wydania większej ilości identyfikatorów bez podawania przyczyn. 

5. Wystawca jest zobowiązany posiadać identyfikator przy sobie przez cały czas odbywania się Targów. Organizator zastrzega sobie prawo nie wpuszczenia Wystawcy na teren targów poza godzinami otwarcia dla zwiedzających, jeśli Wystawca nie będzie posiadał przy sobie identyfikatora. 

6. W przypadku wykupienia stoiska zabudowanego, Wystawca jest zobowiązany dbać, by stoisko nie uległo uszkodzeniu na skutek montażu lub demontażu ekspozycji. Zabronione jest przebijanie, malowanie lub oklejanie ścian stoiska. Za wszelkie uszkodzenia powstałe w skutek nieprzestrzegania niniejszego regulaminu odpowiada Wystawca. Wystawca zostanie obciążony równowartością ceny rynkowej uszkodzonego przedmiotu lub części stoiska. 

7. Wywóz przedmiotów lub demontaż stoiska przed zakończeniem targów jest zabroniony.

VII Zasady użytkowania powierzchni handlowej

1. Wystawca ma prawo do reklamowania swojego stoiska w jego granicach zgodnie ze swoją wolą. Reklama Wystawcy nie może jednak posiadać wad prawnych, nie może naruszać praw osób trzecich, w tym praw autorskich i pokrewnych ani praw osobistych. Wystawca powinien również zadbać, by materiały reklamowe nie naruszały dobrych obyczajów. 

2. Z zakazu reklamowania swojego stoiska poza jego obrębem zwolnieni są sponsorzy i partnerzy medialni 15. Festiwalu Biegowego, którzy mają prawo do prowadzenia działań reklamowych zgodnie z zawartą umową indywidualną. 

3. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoje stoisko. Wystawca powinien zadbać, by w zasięgu zwiedzających nie znalazły się przedmioty zagrażające zdrowiu lub życiu. Wystawca powinien również dbać o estetyczny wygląd stoiska i porządek w jego najbliższym otoczeniu. 

4. W uzasadnionych przypadkach Organizator może nakazać usunięcie ze stoiska niebezpiecznych przedmiotów. 

5. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wypadki osób ani uszkodzenia eksponatów, sprzętów, urządzeń i towarów będących własnością Partnera, znajdujących się na przestrzeni wystawienniczej przed, po i w trakcie trwania imprezy.

7. Na okres zamknięcia powierzchni Targów dla zwiedzających każdy z Wystawców we własnym zakresie zabezpiecza przestrzeń własną. Organizator zapewnia ochronę obiektu i nie ponosi odpowiedzialności za kradzież czy ewentualne zniszczenia. 

8. Organizator nie odpowiada za szkody eksponatów, sprzętów, urządzeń i towarów będących własnością Wystawcy spowodowane kradzieżą, za szkody wyrządzone umyślnie lub powstałe na skutek rażącego niedbalstwa bądź lekkomyślności Wystawcy, za szkody spowodowane siłą wyższą jak np.: pożar, uderzenie pioruna, huragan, powódź, grad. Dotyczy to również okresu po zakończeniu imprezy w przypadku, gdy eksponaty, elementy wyposażenia, urządzenia i inne towary będące własnością Wystawcy pozostają na terenie ekspozycyjnym.

9. Za wszelkie zniszczenia i straty w mieniu powierzonym Wykonawcy oraz za szkody wyrządzone osobom trzecim w związku z organizacją strefy lub stoiska odpowiada Wystawca lub upoważniony przez niego do działania w jego imieniu Wykonawca.

VIII Przepisy porządkowe

1. Wystawca winieni przestrzegać „Instrukcji zabezpieczenia przeciwpożarowego” oraz „Przepisów BHP”, które stanowią załącznik do niniejszego regulaminu. 

2. Wystawca winien niezwłocznie poinformować Organizatora o zakłóceniach porządku na terenie targów lub o innych niebezpiecznych sytuacjach, które mogą mieć miejsce. 

3. Wystawców obowiązuje bezwzględny zakaz korzystania z prowizorycznych instalacji elektrycznych, zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych, wyjść ewakuacyjnych. 

4. Organizator zapewnia ochronę stoisk targowych w godzinach otwarcia targów, a także w nocy. 

IX Reklamacje

1. Wszelkie reklamacje uczestników targów winny być zgłaszane w formie pisemnej. 

2. Reklamacje Wystawców w sprawie budowy stoisk, ich lokalizacji lub zajmowanej powierzchni handlowej będą rozpatrywane przez Organizatora pod warunkiem zgłoszenia ich najpóźniej do czasu zamknięcia targów. 

3. Pozostałe reklamacje mogą być zgłaszane w terminie 14 dni od zakończenia targów. 

4. Po upływie wskazanych powyżej terminów reklamacje nie będą uwzględniane.

5. Reklamacje należy zgłaszać w formie pisemnej na adres: Fundacja Festiwal Biegów, ul. Solec 85/33, 00-382 Warszawa z dopiskiem "Reklamacja" lub pocztą elektroniczną na adres expo@festiwalbiegow.pl

X Podstawowe obowiązki Wystawcy

1. Organizator korzysta z przywilejów właściciela na całej powierzchni targowej w czasie trwania targów oraz w czasie budowy i demontażu stoisk. W związku z tym Organizator upoważniony jest do wydawania poleceń obowiązujących wszystkich przebywających na tym terenie.

2. Na terenie Targów oraz na terenie przyległym do obiektów wystawowych zabronione jest wykonywanie przez uczestników Targów wszelkich czynności i podejmowanie jakichkolwiek działań, które mogą wywołać pożar, spowodować jego rozprzestrzenienie się, utrudniać prowadzenie działań ratowniczych lub ewakuację. 

3. Wystawca (lub inny upoważniony użytkownik stoiska), jest zobowiązany przydzielony mu teren użytkować i utrzymywać w sposób zabezpieczający przed możliwością powstania pożaru. 

4. W przypadku zastosowania zabudowy własnej Wystawca zobowiązany jest zapewnić, aby materiały użyte do budowy stoisk oraz elementy wystroju stoisk, były niepalne lub zabezpieczone środkami ogniochronnymi do stopnia trudno zapalności (ściany wydzielające stoiska z ogólnej przestrzeni obiektów, wykładziny podłogowe, okładziny ścian, itp.). 

Zakazane jest przechowywanie przez Wystawcę na terenie Targów materiałów niebezpiecznych pożarowo, w szczególności tj.:

• gazy palne,
• ciecze palne o temperaturze zapłonu poniżej 328,15 K (55°C),
• materiały wytwarzające w zetknięciu z wodą gazy palne,
• materiały zapalające się samorzutnie na powietrzu,
• materiały wybuchowe i pirotechniczne,
• materiały ulegające samorzutnemu rozkładowi lub polimeryzacji,
• materiały mające skłonności do samozapalenia.

5. Zabrania się Wystawcy:

• wnoszenia, spożywania i dystrybuowania alkoholu oraz innych używek (osoby będące w stanie wyraźnego odurzenia lub upojenia alkoholowego nie będą miały możliwości wejścia na teren Targów)
• uniemożliwiania lub ograniczania dostępu do wyjść ewakuacyjnych, wyłączników i tablic rozdzielczych prądu elektrycznego,
• ustawiania w przejściach jakichkolwiek przedmiotów utrudniających ewakuację osób i mienia,
• składowania materiałów palnych na drogach komunikacji ogólnej służących celom ewakuacji,
• składowania i eksploatowania na terenie obiektów wystawowych butli z gazem propan – butan,
• używania otwartego ognia,
• palenia tytoniu poza miejscami do tego wyznaczonymi,
• przechowywania materiałów palnych w odległości mniejszej niż 0,5 m od urządzeń i instalacji, których powierzchnie zewnętrzne mogą nagrzewać się do temperatury przekraczającej 373,15 stopni Kelwina (100 stopni Celsjusza),
• użytkowania elektrycznych urządzeń ogrzewczych ustawionych bezpośrednio na podłożu palnym, z wyjątkiem urządzeń eksploatowanych zgodnie z warunkami określonymi przez producenta.
• zabrania się jakiejkolwiek ingerencji w konstrukcję i ściany namiotu

6. Organizator ma prawo nie wpuszczenia na teren Targów Wystawcy lub jego współpracowników znajdujących się pod wpływem alkoholu lub innych używek. Organizator zabrania spożywania alkoholu przez Wystawcę i jego współpracowników na terenie miasteczka biegowego 15. Festiwalu Biegowego.

XI Sposób instalowania i użytkowania urządzeń technicznych

1. Instalacje i urządzenia techniczne należy użytkować i utrzymywać w stanie zgodnym z warunkami technicznymi i wymaganiami ustalonymi przez producenta.

2. Zabrania się eksploatacji urządzeń i instalacji, których stan techniczny może przyczynić się do powstania pożaru, wybuchu lub rozprzestrzeniania się ognia, a także powstania innych zagrożeń.

3. Elektryczne urządzenia grzewcze lub inne źródła wydzielania ciepła należy ustawiać na podłożu niepalnym, z wyjątkiem urządzeń eksploatowanych zgodnie z warunkami określonymi przez producenta.

4. Na osłony punktów świetlnych należy stosować materiały niepalne lub trudno zapalne, jeżeli są umieszczane w odległości co najmniej 0,05 m od żarówki.

5. Należy unikać tymczasowych podłączeń do zasilania urządzeń.

6. Wszelkie dodatkowe instalacje elektryczne lub podłączenia należy zlecać specjalistom w porozumieniu z Organizatorem.

7. Należy przestrzegać zakazu zakładania instalacji prowizorycznych, niewłaściwie wykonanych oraz zawieszania przewodów elektrycznych na hakach, gwoździach, a także osłaniania żarówek lub lamp papierem lub palną tkaniną.

8. Nie należy korzystać z uszkodzonych urządzeń elektrycznych, a wszelkie usterki należy niezwłocznie zgłaszać Organizatorowi.

9. Należy przestrzegać zasady nie włączania do jednego gniazda sieci zbyt wielu odbiorników prądu elektrycznego mogących spowodować jej przeciążenie.

10. Po każdym zakończeniu ekspozycji należy wyłączyć spod napięcia wszelkie odbiorniki i oświetlenie znajdujące się na stoisku.

XIII Przepisy BHP

Przepisy BHP zostały opracowane w oparciu o obowiązujące przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy, w szczególności przepisy Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2023.1465 - jednolity) oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U.2003.1650 – tekst jednolity).

Przepisy BHP obowiązują wszystkich uczestników Targów, w tym Organizatora, Wystawców i ich pracowników oraz osoby przez nich zatrudnione, przebywających w obiekcie z racji pełnienia swoich funkcji służbowych. Wszystkie wymienione w zdaniu poprzednim osoby winny być zapoznane z niniejszymi przepisami BHP.

1. Wystawca na zajmowanej powierzchni wystawienniczej (stoisku) ponosi pełną odpowiedzialność za stosowanie i przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy – w czasie wykonywania prac w zakresie transportu, montażu, eksploatacji i demontażu ekspozycji. 

2. Wystawca obowiązany jest przed rozpoczęciem prac przeprowadzić przeszkolenie BHP swoich pracowników i innych osób zatrudnionych. 

3. W okresie trwania Targów osoba przełożona wyznaczona przez Wystawcę w sposób ciągły sprawuje nadzór organizacyjny, merytoryczno – rzeczowy i BHP nad zatrudnionymi pracownikami. 

4. Ustalony przez Organizatora schemat rozmieszczenia poszczególnych stoisk na wewnętrznej powierzchni hali targowej łącznie z ustalonym układem wewnętrznych dróg komunikacyjnych nie podlega żadnym samowolnym zmianom przez Wystawców. 

5. Zainstalowana na zajmowanej powierzchni ekspozycja wszelkich maszyn i urządzeń technologicznych winna posiadać wymagane przepisami atesty i certyfikaty oraz zabezpieczenia ustalone w dokumentacji techniczno – ruchowej wraz ze sprawowaniem stałego nadzoru przez odpowiedzialnego pracownika. 

6. Wszystkie urządzenia i eksponaty wystawiennicze usadowione na zajmowanej powierzchni winny być prawidłowo, statycznie, zamontowane i zabezpieczone przed przesunięciem, przewróceniem lub spadnięciem, oznaczone w uzasadnionych przypadkach odpowiednimi napisami informacyjno – ostrzegawczymi. 

7. Wykonane w obrębie stoiska pochylnie lub schody winny być wyposażone w niezbędne bariery ochronne. 

8. Na wyznaczonych drogach i przejściach w okładach wewnętrznych dróg komunikacyjnych obszaru zajmowanego przez Targi, zabrania się składowania materiałów, przedmiotów, czy urządzeń uniemożliwiających swobodny i płynny ruch osób przebywających na terenie Targów. 

9. Zabrania się dokonywania przez Wystawców jakichkolwiek samowolnych zmian w wykonanej przez Organizatora instalacji zasilania elektrycznego. W stoisku budowanym przez Wystawcę, projekt instalacji elektrycznej podlega obowiązkowi zatwierdzenia przez uprawnionego elektryka Organizatora. 

10. W uzasadnionych przypadkach wynikających z obowiązujących przepisów zatrudnieni na Targach pracownicy Wystawców zobowiązani są do używania ubrań roboczych, ochronnych i środków ochrony indywidualnej posiadających wymagane atesty zgodnie z właściwymi w tym zakresie normami. 

11. Pracownicy Wystawców zobowiązani są korzystać z zainstalowanych przez Organizatora wspólnych pomieszczeń i urządzeń higieniczno – sanitarnych w wyznaczonych na ten cel miejscach. 

12. Wszelkie zaistniałe wypadki przy pracy pracowników Wystawcy winny być zgłoszone w formie pisemnej informacji do Organizatora i dalej załatwiane we własnym zakresie przez Wystawcę. 

13. W przypadkach zaistnienia nagłej potrzeby udzielenia pierwszej pomocy przedlekarskiej – pracownikom Wystawcy jak i osobom uczestniczącym w Targach, pomocy udziela punkt lekarski zorganizowany przez Organizatora Targów, w wyznaczonym na ten cel miejscu, gdzie zatrudniona jest wykwalifikowana pomoc medyczna.

XIV Zasady porządkowe:

1. Wszystkie kartony, pudełka powinny być składowane „ na płasko” i na bieżąco wynoszone z terenu hali we wskazane miejsce przez Organizatora.

2. Wystawcy zobowiązani są do posprzątania po sobie stoiska, wyniesienia pudeł, kartonów i innych materiałów we wskazane przez Organizatora miejsce.

XV Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie, w przypadku zaistnienia okoliczności, za które Organizator nie ponosi winy, prawo do odwołania, częściowego zamknięcia lub skrócenia terminu targów. W takim przypadku Wystawcom nie przysługuje prawo do odszkodowania lub zmniejszenia opłat za najem powierzchni handlowej, z zastrzeżeniem pkt. I ust. 4-9.

2. Wystawca ponosi odpowiedzialność za wszystkie aktywności wykonywane na wynajmowanym przez nich stoisku targowym.  

3. W przypadku odwołania Targów z winy Organizatora Wystawca otrzymuje pełny zwrot kosztów poniesionych za wynajem powierzchni handlowej oraz zwrot kosztów z tytułu zamówionych usług. 

4. Organizator zastrzega sobie prawo do ostatecznej interpretacji niniejszego regulaminu. 

5. W sprawach nieuregulowanych w Umowie uczestnictwa i niniejszym regulaminie zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.